采購管理主要是對進銷存模塊的采購活動進行日常管理的一個功能模塊。

比較完善的采購管理包括采購需求、采購訂單、采購入庫、采購退貨、采購付款等功能模塊。下面逐個介紹我們關(guān)心的幾個功能模塊的需求。

一、采購訂單

采購訂單就是指企業(yè)與供應商間的一個購銷契約，采購訂單可視同企業(yè)的訂貨合同書。單據(jù)中記錄了對某個供應商訂貨時間、供應貨品的數(shù)量、已收貨數(shù)量等資料。也有企業(yè)直接就把采購入庫單當做采購合同，或者把采購合同單當做采購入庫單。進銷存難就難在進銷存的個性化非常強，每家企業(yè)實際業(yè)務都有可能不同。

采購訂單應由兩部分組成。一部分包括訂單編號、采購日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購訂單的基本貨品信息。一張采購訂單，應該可以采購多個貨品，我們在這里叫做子表。主表和子表的關(guān)系應該是1∶N的關(guān)系。

二、采購入庫

所謂采購入庫就是把采購的貨品存放到倉庫的業(yè)務活動。采購入庫其實是一個非常復雜的活動，對于質(zhì)量要求比較嚴格的企業(yè)，采購入庫之前，還有采購驗收的過程，對于貨品的數(shù)量，也有發(fā)貨數(shù)量、入庫數(shù)量、合格數(shù)量、不合格數(shù)量等。尤其是軍工行業(yè)，要求“舉一反三”，發(fā)現(xiàn)某個批次的貨品有問題，要全部往回追溯，所以單據(jù)上的數(shù)據(jù)項比較多，跟采購訂單一樣，采購入庫也由兩部分組成。

一部分包括入庫編號、入庫日期、供貨商、經(jīng)手人、金額合計以及備注等基本信息，我們叫做主表。還有一張表，包括采購入庫的基本貨品信息。一張采購入庫單，應該可以入庫多個貨品，我們在這里叫做子表。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。還有的采購入庫單，是從采購訂單生成而來，我們這里也是支持的。對于有很多個分公司的大型企業(yè)，一般會有自己的采購配送中心，多個采購需求對應一個采購合同，多個采購合同，又對應一個采購入庫單，再加上退換貨，這個業(yè)務活動是非常復雜的，全靠系統(tǒng)去解決問題就需要一套復雜的ERP系統(tǒng)，我們這里不去介入這么復雜的業(yè)務活動。僅僅是一張采購入庫單，只對應一張采購訂單，就可以了。

三、采購退貨

所謂采購退貨，就是采購來的貨品，由于某種原因，退回給原供應商的業(yè)務過程。它是采購入庫的逆過程。就像在采購入庫里討論的那樣，大型企業(yè)采購退貨的業(yè)務過程，也比較復雜，我們這里就不多討論了，我們只關(guān)注采購退貨單與采購入庫單一對一的情形。即一張采購退貨單，只對應一張采購入庫單，但是一張采購入庫單，可分多次退貨，采購退貨單

采購退貨也由兩部分組成。一部分包括退貨編號、退貨日期、供貨商、入庫單號、金額合計以及備注等基本信息。還有一張子表，包括所有退貨的基本貨品信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。

四、采購付款

采購付款，就是指對于采購的貨品，財務上進行付款的過程。對于同一個供應商，我們一張付款單，可能對應多張采購入庫單，所以我們這里的付款單，只跟供應商對應上。一張采購入庫單，也可以分批付款，采購付款的主表信息包括單據(jù)編號、付款日期、供貨商、金額合計以及備注等基本信息。子表包括入庫單號、入庫金額，本次付款金額，未付金額等基本信息。主表和子表的關(guān)系也是1∶N的關(guān)系。